Звонки
Используйте данный модуль для назначения/импорта звонков, а также для просмотра информации по уже назначенным звонкам.
В меню модуля доступны следующие опции:
- Назначить звонок
-
Выберите эту опцию для назначения звонка. За более подробной информацией обратитесь к разделу Назначение звонков.
- Звонки
-
Выберите эту опцию для просмотра существующих и назначения новых звонков. За более подробной информацией обратитесь к разделу Управление информацией о звонках.
- Импорт звонков
-
Выберите эту опцию для импорта информации о звонках.
Назначение звонков
Звонки можно назначать пользователям системы, контактам и предварительным контактам. В процессе назначения в системе создаётся соответствующая запись с указанием обсуждаемой темы, участников, времени и статуса звонка. После сохранения указанной информации у вас появляется возможность разослать приглашения всем участникам телефонной конференции. Так же вы можете добавить заметку или вложение к назначенному звонку (вне зависимости от его статуса). После завершения звонка вы можете обновить его статус, в случае его отмены по какой-либо причине вы можете отложить звонок.
При назначении звонка вам доступен следующий функционал:
- Планирование
-
Панель отображает детальную информацию о звонке: дату, время звонка, имена участников. Временной диапазон, на который уже были назначены другие звонки будет выделен синим цветом. В случае наложения временных диапазонов участки перекрытия будут обозначены коричневым цветом.
- Добавить приглашённых
-
Используйте данную панель для поиска и добавления участников телефонной конференции. За более подробной информацией обратитесь к разделу Добавление приглашённых.
Для назначения звонка выполните следующее:
-
В меню модуля Звонки выберите опцию Назначить звонок.
-
Заполните следующие поля:
- Тема
-
Введите тему обсуждения.
- Статус
-
Из выпадающего списка выберите вариант статуса:
- Входящий
-
Выберите опцию, если звонок входящий.
- Исходящий
-
Выберите опцию, если звонок исходящий.
- В планах
-
Выберите эту опцию, если звонок только запланирован.
- Состоялся
-
Выберите эту опцию, если звонок состоялся.
- Не состоялся
-
Выберите эту опцию, если звонок не состоялся.
- Дата начала
-
С помощью календаря укажите дату, с помощью рядом расположенных выпадающих списков укажите время начала телефонной конференции.
- Продолжительность
-
Укажите продолжительность звонка, указав необходимое количество часов и минут.
- Относится к
-
Вы можете выбрать модуль и одну из записей выбранного модуля, с которой связан данный звонок. При вводе символов в правое поле система выполняет быстрый поиск совпадающих значений и выводит их тут же в виде выпадающего списка. При вводе ФИО результат поиска зависит от установленного формата ФИО в настройках пользователя: если указан формат Обращение-Фамилия-Имя (slf), то поиск будет осуществляться по фамилии, если указан формат Обращение-Имя-Фамилия (sfl), то поиск будет осуществляться по имени. Обращение при этом игнорируется.
- Напоминание
-
После нажатия на кнопку Добавить напоминание, вы можете напомнить о предстоящем мероприятии всем приглашённым на него участникам. Напоминания могут быть выполнены двумя способами: либо в виде отправки электронного письма на адреса участников, либо в виде всплывающего уведомления браузера.
Если на странице настроек пользователя выставлены опции напоминания о мероприятии, то система будет автоматически выставлять параметры при добавлении нового напоминания:
При необходимости вы можете добавить любое количество напоминаний о звонке, настроив каждое напоминание по-своему.
- Описание
-
Вы можете ввести краткое описание цели звонка.
- Ответственный(ая)
-
Укажите ответственного за звонок пользователя системы. По умолчанию ответственным являетесь вы. Для назначения другого пользователя нажмите на кнопку выбора записи и из появившегося списка выберите желаемого пользователя.
-
Добавьте приглашённых как это описано в разделе Добавление приглашённых.
-
Нажмите на кнопку Сохранить для сохранения введённой информации; нажмите на кнопку Отказаться для возврата к списку звонков без сохранения введённой информации.
-
Нажмите на кнопку Сохранить и отправить приглашения для рассылки приглашений всем участникам телефонной конференции.
-
Для создания копии звонка нажмите на кнопку Закрыть и создать копию, в этом случае оригинальная запись звонка закроется и ей будет присвоен статус Состоялся. Новая запись будет содержать ту же информацию, что и оригинальная запись, за исключением статуса, которому по умолчанию будет присвоено значение В планах.
Добавление приглашённых
-
В разделе Добавить приглашённых введите одно или несколько следующих условий поиска: Имя: имя приглашаемого, частично или полностью.
- Фамилия
-
Фамилию приглашаемого, частично или полностью.
-
Электронный адрес приглашаемого, частично или полностью.
-
Нажмите на кнопку Найти, система отобразит результаты поиска.
-
Нажмите на кнопку Добавить для добавления записи в список приглашённых.
Может возникнуть ситуация, когда необходимо добавить приглашение для лиц, информация о которых отсутствует в системе. В этом случае необходимо составить приглашение для нового лица, нажав на соответствующую кнопку в нижней части формы и создав в системе новый Контакт или новый Предварительный контакт. Если приглашённые являются пользователями SuiteCRM и у них на основной закладке системы отображаются дашлеты с мероприятиями (Мои звонки, Мои встречи), то запись в дашлете о приглашении на телефонную конференцию (при стандартной настройке дашлета) будет выглядеть следующим образом:
При этом в столбце Принять? будут отображены значки, нажав на один из которых приглашённый сотрудник может:
|
Принять приглашение на телефонную конференцию |
|
Указать, что принятие приглашения пока под вопросом |
|
Отклонить приглашение на телефонную конференцию |
Вы можете быстро назначить звонок непосредственно в календаре. За более подробной информацией обратитесь к разделу Быстрое добавление мероприятия в календаре.
Управление информацией о звонках
В модуле вы можете выполнять следующие действия:
-
Сортировка списка записей, для этого нажмите на значок в заголовке сортируемого столбца, для обратной сортировки нажмите на значок ещё раз.
-
Редактирование или удаление информации сразу о нескольких звонках, для этого используйте панель массового обновления.
-
Добавление записи в избранное – после чего пользователь получает возможность быстрого доступа к наиболее важной для него информации.
-
Импорт информации о звонках, для этого нажмите на кнопку Импорт звонков, расположенную в меню модуля.
-
Просмотр детальной информации о звонке, для этого нажмите на названии звонка в списке звонков. Кроме того, основная информация о звонке будет отображаться в форме Подробности при наведении указателя мыши на значок , который расположен справа от каждой записи.
-
Редактирование данных, для этого либо в Форме просмотра нажмите на кнопку Править, либо непосредственно в Форме списка нажмите на кнопку слева от редактируемой записи. Вы также можете выполнить быструю правку.
-
Дублирование информации о звонке, для этого в меню действий выберите пункт Дублировать. Дублирование является удобным способом быстрого создания схожих записей, вы можете изменить продублированную информацию с целью назначения нового звонка.
-
Удаление информации о звонке, для этого в Форме просмотра нажмите на кнопку Удалить.
-
Поиск информации о звонке - используйте Фильтры или Расширенные фильтры в Форме списка модуля. Для поиска только ваших записей отметьте опцию Мои записи, для поиска запланированных звонков отметьте опцию Актуальные.